تعتبر ادارة شئون التعليم والطلاب بكلية العلوم جامعة المنوفية من الادارات المميزة على مستوى الجامعة لانها من اول الادارات التى طبقت نظام الساعات المعتمدة ليس فقط على مستوى جامعة المنوفية ولكنها على مستوى الجمهورية وبها من الخبرات التى تنتقل عبر تواصل الاجيال بالاضافة للدور الهام الذى يقوم به العاملين فى ظل نظام الساعات المعتمدة يقوم العاملين بالمهام التالية:-
أوﻻً :إﺟﺮاءات ﻗﻴﺪ اﻟﻄﻼب اﻟﻤﺮﺷﺤﻴﻦ ﻟﻠﻘﺒﻮل ﺑﺎﻟﻜﻠﻴﺔ
1 - اﺳـــﺘﻘﺒﺎل اﻟﻄـــﻼب اﻟﻤﺮﺷـــﺤﻴﻦ ﻟﻠﻘﺒـــﻮل ﺑﺎﻟﻜﻠﻴـــﺔ واﺳـــﺘﻼم ﻣﻠﻔـــﺎﺗﻬﻢ ﺳـــﻮاء اﻟﺤﺎﺻــــﻠﻴﻦ ﻋﻠــــﻰ اﻟﺜﺎﻧﻮﻳــــﺔ اﻟﻌﺎﻣــــﺔ أو اﻟﺸــــﻬﺎدات اﻟﻤﻌﺎدﻟــــﺔ واﻟﻄﻠﺒــــﺔ اﻟﻮاﻓــﺪﻳﻦ وﻣﺮاﺟﻌﺘﻬــﺎ وﺗــﺪوﻳﻦ ﺑﻴﺎﻧــﺎﺗﻬﻢ ﻓــﻰ ﻗــﻮاﺋﻢ مستخرجة من النسخة الالكترونية الواردة من مكتب التنسيق الرئيسي.
2 - ﺗﻮزﻳـــﻊ اﺳـــﺘﻤﺎرات اﻟﻘﺒـــﻮل اﻟﺘـــﻰ ﺗﺠﺮﻳﻬـــﺎ اﻟﻜﻠﻴـــﺔ ﻟﻠﻄـــﻼب اﻟﻤﺴـــﺘﺠﺪﻳﻦ ﻣﺜـــﻞ (اﻟﻜﺸـــﻒ اﻟﻄﺒـــﻰ) وﺗﺠﻤﻴﻌﻬـــﺎ ﻣﺮة اﺧﺮى ﻻﺳﺘﻜﻤﺎل إﺟﺮاءات ﻗﻴﺪ اﻟﻄﻼب اﻟﻤﺮﺷﺤﻴﻦ.
3 – التنسيق الداخلى حيث ﻳــﺘﻢ حصر اعداد الطلاب المستجدين بناء على درجة الكيمياء لطلاب علمى علوم ومجموع درجتى الرياضيات (1) و (2) (البحتة والتطبيقية ) لشعبة علمى رياضيات وﻳــﺘﻢ ﻋﻤــﻞ ﻣــﺬﻛﺮة ﻟﻠﻌــﺮض ﻋﻠــﻰ ﻣﺠﻠــﺲ اﻟﻜﻠﻴــﺔ ﻟﻼﺳﺘﺮﺷــﺎد ﺑﻬــﺎ ﻓــﻰ ﺗﺤﺪﻳــﺪ اﻟﺤــﺪ اﻷدﻧـــﻰ ﻟﻠﺘﺸـــﻌﻴﺐ ﻓـــﻰ ﺟﻤﻴـــﻊ اﻟﺸـــﻌﺐ.
4 - ﺗﻮزﻳــﻊ اﻟﻄــﻼب ﻋﻠــﻰ اﻟﺸــﻌﺐ ﺑﻨــﺎء ﻋﻠــﻰ اﻟﺤــﺪ اﻷدﻧــﻰ اﻟــﺬى ﻳﺤــﺪده ﻣﺠﻠــﺲ اﻟﻜﻠﻴﺔ ورﻏﺒﺎت اﻟﻄﻼب.
5 - ﻳﺴـــﺘﺨﺮج اﻟﻤﻮﻇـــﻒ اﻟﻤﺴـــﺌﻮل عن المستوى الاول إذن ﺳـــﺪاد اﻟﺮﺳﻮم اﻟﺪراﺳﻴﺔ وﻳﺴﻠﻤﻪ ﻟﻠﻄﻼب ﻟﻠﺘﻮﺟﻪ إﻟﻰ اﻟﺨﺰﻳﻨﺔ .
6 - ﺗﺴــﺠﻴﻞ ﺑﻴﺎﻧــﺎت إﻳﺼــﺎل اﻟﺮﺳــﻮم بسجل القيد ﻣــﻦ ﺣﻴــﺚ اﻟــﺮﻗﻢ واﻟﺘــﺎرﻳﺦ واﻟﻘﻴﻤــﺔ ﺑﻌــﺪ ﺗﺴـــﺪﻳﺪ اﻟﻄـــﻼب ﻟﻠﻤﺼـــﺮوﻓﺎت اﻟﺪراﺳـــﻴﺔ ﺑﺨﺰﻳﻨـــﺔ اﻟﻜﻠﻴـــﺔ وإﺣﻀـــﺎرﻫﻢ إﻳﺼﺎل اﻟﺪﻓﻊ اﻟﻰ اﻟﻤﻮﻇﻒ اﻟﻤﺴﺌﻮل عن المستوى الاول مع الاحتفاظ بنسخة من الايصال بملف الطالب.
ﺛﺎﻧﻴﺎً : التسجيل الالكترونى للمقررات
1 – بعد اعداد الجداول الدراسية على برنامج شؤن الطلاب الالكترونى بالتنسيق مع الاقسام العلمية.
2 – تعلن الجداول الدراسية للطلاب عن طريق الرابط الالكترونى على رابط الكلية.
3 – يقوم الطلاب بختيار المقررات التى يرغب التسجيل بها وترسل عبر الرابط الى المشرف عن التسجيل الالكترونى.
4 – يقوم الطالب بطباعة تسجيله للمقررات ومراجعتها مع مرشده الاكاديمى والتاكد انها ضمن برنامجه الدراسي ثم تسلم الى شؤن الطلاب للمراجعة والحفظ بملف الطالب .
5 – يتم طباعة قوائم الطلاب فى كل مقرر وذلك لاستخدامها اثناء الامتحانات لارشاد الطلاب الى اماكن الامتحانات والتوقيع بالحضور فى اللجان.
6 – اعداد الخطة الدراسية واستكمال جميع النماذج (4 تدريس، 2تدريس، 1تدريس،) واعتمادها من مجلس الكلية وارسلها الى ادارة الجامعة للاعتماد.
ﺛﺎلثاً : استخراج المستندات الاتية
1 - اﻋﺘﻤـــﺎد ﺷـــﻬﺎدات اﻟﻘﻴـــﺪ ﻟﻠﻄـــﻼب وأوراق اﻟﻤﺪﻳﻨـــﺔ اﻟﺠﺎﻣﻌﻴـــﺔ واﺳـــﺘﻤﺎرات اﻷﺑﺤﺎث اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻴﺔ.
2 - اﻋﺘﻤــﺎد ﺑﻴﺎﻧــﺎت اﻟﺤﺎﻟــﺔ ﻟﻠﻄــﻼب اﻟــﺮاﻏﺒﻴﻦ ﻓــﻰ اﻟﺘﺤﻮﻳــﻞ ﻣــﻦ ﻛﻠﻴﺘﻨــﺎ اﻟــﻰ ﻛﻠﻴﺎت اﺧﺮى.
3 - اﻋﺘﻤــﺎد اﻟﻤﺤﺘــﻮى اﻟﻌﻠﻤــﻰ اﻟــﺬى درﺳــﻪ اﻟﻄﺎﻟــﺐ اﻟﺮاﻏــﺐ ﻓــﻰ اﻟﺘﺤﻮﻳــﻞ ﻣــﻦ اﻟﻜﻠﻴﺔ ﺧﻼل ﺳﻨﻮات دراﺳﺘﻪ عن طريق مكتب أ.د. وكيل الكلية لشؤن التعليم والطلاب.
4 - اﺳـــﺘﺨﺮاج ﺷـــﻬﺎدات اﻟﻔﺼـــﻞ ﻟﻠﻄـــﻼب اﻟـــﺬﻳﻦ اﺳـــﺘﻨﻔﺬوا ﻋـــﺪد ﻣـــﺮات اﻟﺮﺳﻮب.
5 - اﺳـــﺘﺨﺮاج ﻛﺸـــﻮف ﺑﺄﺳـــﻤﺎء اﻟﻄـــﻼب اﻟـــﺬﻳﻦ ﻳﺴـــﺘﺤﻘﻮن ﻣﻜﺎﻓـــﺄة اﻟﺘﻔـــﻮق ﻟﺼﺮف ﻣﺴﺘﺤﻘﺎﺗﻬﻢ.
6 – استخراج شهادات التخرج وبيان الدرجات باللغة العربية والانجليزية
رابعا : ﻣﺬﻛﺮات ﻟﻠﻌﺮض ﻋﻠﻰ ﻣﺠﻠﺲ اﻟﻜﻠﻴﺔ
1 - ﻣـــﺬﻛﺮات ﻟﻮﻗـــﻒ ﻗﻴـــﺪ اﻟﻄـــﻼب ﻋـــﻦ اﻟﻌـــﺎم اﻟﺪراﺳـــﻰ أو ﻗﺒـــﻮل أﻋـــﺬار اﻟﻄــﻼب ﻋـــﻦ ﻋـــﺪم دﺧـــﻮل اﻣﺘﺤﺎﻧـــﺎت ﺳـــﻮاء ﻋـــﻦ ﻣـــﻮاد أو ﻋـــﻦ ﻓﺼـــﻞ دراﺳﻰ أو ﻋﻦ اﻟﻌﺎم اﻟﺪراﺳﻰ ﺑﺄﻛﻤﻠﻪ.
2 - ﻣــﺬﻛﺮات ﻟﻠﺴــﻤﺎح ﻟﻠﻄــﻼب اﻟــﺬﻳﻦ ﻟﻬــﻢ ﺣــﻖ دﺧــﻮل اﻻﻣﺘﺤــﺎن ﻣــﻦ اﻟﺨــﺎرج ﻟﻠﺘﻘﺪم ﻟﻼﻣﺘﺤﺎن.
3 - ﻣﺬﻛﺮة اﻟﺘﺸﻌﻴﺐ ﻟﻄﻼب اﻟﻔﺮﻗﺔ اﻷوﻟﻰ اﻟﻤﺮﺷﺤﻴﻦ ﻟﻠﻜﻠﻴﺔ.
4 - ﻣــﺬﻛﺮات تحديد مواعيد بدا الدراسة وفترة التسجيل وامتحان المنتصف لكل فصل دراسي وتحديد مواعيد التدريب الصيفى.
5 - مذكرات لاعتماد الخطة الدراسية ومواعيد الامتحانات واعتماد الخريجين فى الادوار الثلاثة (يناير- مايو – سبتمبر).
خامساً : ﺳﺠﻼت اﻟﻄﻼب
1 – عمل سجل القيد من البرنامج الالكترونى لشؤن الطلاب ﻣﻮﺿـــﺢ ﺑﻬـــﺎ اﺳـــﻢ اﻟﻄﺎﻟـــﺐ رﺑـــﺎﻋﻰ /ﺣﺎﻟـــﺔ اﻟﻘﻴـــﺪ /ﻧـــﻮع اﻟﻄﺎﻟـــﺐ/اﻟﺠﻨﺴـــﻴﺔ/اﻟﺪﻳﺎﻧـــﺔ/ﺗـــﺎرﻳﺦ وﺟﻬـــﻪ اﻟﻤـــﻴﻼد /اﻟﺸـــﻬﺎدة اﻟﺤﺎﺻـــﻞ ﻋﻠﻴﻬــﺎ وﺗــﺎرﻳﺦ اﻟﺤﺼــﻮل وﻧﻮﻋﻬــﺎ واﻟﻤﺠﻤــﻮع /اﻟﺮﺳــﻮم اﻟﺪراﺳــﻴﺔ .
2 – عمل سجل التجنيد موضح به قرار تاجيل التجنيد للطلاب والرقم الثلاثى وتاريخ وجهة الميلاد.
3 – السجلات العلمية الفصلية تحفظ بلف خاص لكل طالب وتراجع على البرنامج الدراسي للطالب بنهاية كل فصل دراسي وتوجيه الطلاب حتى يتم استكمال جميع متطلبات التخرج
سادساً : اﻟﺘﺪرﻳﺐ اﻟﻤﻴﺪاﻧﻰ
1 - يتم تسجيل الطلاب للتدريب الصيفى الكترونى.
2 - يتم موافاة الاقسام العلمية بقوائم المسجلين تدريب.
3 - الاقسام العلمية تقوم بالتنسيق مع جهات التدريب الخارجى واعداد الاشراف واماكن التدريب الداخلى بالكلية .
4 – يتم اعداد خطة التدريب واعتمادها من مجلس الكلية ثم من السيد الاستاذ الدكتور/ نائب رئيس الجامعة لشؤن التعليم والطلاب.
5 – استلام تقاريراجتياز الطلاب لفترة التدريب من الاقسام وذلك لاعداد قرار عميد الكلية باعتماد التدريب الميدانى.
سابعاً : أﻋﻤﺎل اﻻﻣﺘﺤﺎﻧﺎت
1 – وحيث ان الكلية تعمل بنظام الساعات المعتمدة فلا يوجد رقم جلوس او قائمة لشعبة معينة ولكن تكون القوائم لكل مقرر حيث انه لا يوجد مقرر متشابه مع الاخر فى الطلاب المسجلين.
2 – بعد اعداد جدول الامتحان يتم طباعة قوائم الطلاب المسجلين بكل مقرر.
3 – تقوم ادارة شؤن الطلاب بتعليق قائمة طلاب كل مقرر على مكان الامتحان كل فترة امتحانية.
3 – تقوم ادارة شؤن التعليم والطلاب بتوزيع قوائم كل مقرر على اللجان لتوقيع حضور الطلاب.
4 - إﻋــــﺪاد ﻛﺸــــﻮف ﺗﻮﻗﻴــــﻊ ﺣﻀــــﻮر ﻓﻌﻠﻴــــﺔ ﻳﻮﻣﻴــــﺔ ﻟﻜﺎﻓــــﺔ أﻋﻤــــﺎل اﻟﻤﻼﺣﻈـــﺔ)ﻣـــﺮاﻗﺒﻴﻦ /ﻣﻼﺣﻈـــﻴﻦ /ﻟﺠﻨـــﺔ ﻃﺒﻴـــﺔ /ﻟﺠﻨـــﺔ ﻗﺎﻧﻮﻧﻴـــﺔ /ﻋﻤـــﺎل /ﻣﺴﺌﻮﻟﻰ ﻏﻴﺎب.
( إﻋـــﺪاد إﺣﺼـــﺎﺋﻴﺎت ﻳﻮﻣﻴـــﺔ ﺑﺤﻀـــﻮر وﻏﻴـــﺎب اﻟﻄـــﻼب واﻠﺠـــﺎن اﻟﺨﺎﺻـــﺔ وﺣﺎﻻت اﻟﻐﺶ وإرﺳﺎﻟﻬﺎ اﻟﻰ إدارة اﻟﺠﺎﻣﻌﺔ).
ثامناً : ﻣﺨﺎﻃﺒﺎت ﻟﻠﻄﻼب
1 - ﻣﺨﺎﻃﺒــﺔ اﻟﻄــﻼب اﻟﻤﺮﺷــﺤﻴﻦ ﻟﻠﻜﻠﻴــﺔ اﻟــﺬﻳﻦ ﻟــﻢ ﻳﻜﻤﻠــﻮا إﺟــﺮاءات ﻗﻴــﺪﻫﻢ ﺑﺎﻟﻜﻠﻴﺔ.
2 - ﻣﺨﺎﻃﺒﺔ ﻃﻼب اﻟﻜﻠﻴﺔ واﻟﺘﻨﺒﻴﻪ ﻋﻠﻴﻬﻢ ﻟﺴﺪاد اﻟﻤﺼﺮوﻓﺎت اﻟﺪراﺳﻴﺔ.
3 - ﻣﺨﺎﻃﺒـــﺔ اﻟﻄـــﻼب اﻟـــﺬﻛﻮر اﻟـــﺬﻳﻦ ﻟـــﻢ ﻳﺴـــﺘﻮﻓﻮا أوراق اﻟﺘﺠﻨﻴـــﺪ اﻟﺨﺎﺻـــﺔ ﺑﻬﻢ.
4 - ﻣﺨﺎﻃﺒـــﺔ اﻟﻄـــﻼب المراقبين علميا والمعرضين للفصل.
تاسعاً : وﺳـــﺎﺋﻞ ﻧﺸـــﺮ و إﻋـــﻼن اﻟﺴﻴﺎﺳـــﺎت و اﻟﺘﻌﻠﻴﻤـﺎت
اﻹﻋﻼن اﻟﻮرﻗﻰ ﻣﻦ ﺧﻼل: اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﺒﺮﻳﺪﻳﺔ و اﻟﺘﻠﻐﺮاﻓﺎت. إﻋﻼﻧـــﺎت ورﻗﻴـــﺔ ﺗﻠﺼـــﻖ ﻓـــﻰ اﻟﻠﻮﺣـــﺎت اﻹرﺷـــﺎدﻳﺔ اﻟﻤﺨﺼﺼـــﺔ ﻟﻺﻋـــﻼن ﺑﺎﻟﻜﻠﻴﺔ. اﻻﺗﺼﺎل و اﻹﺑﻼغ ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﺘﻠﻴﻔﻮن ﻓﻰ اﻟﺤﺎﻻت اﻟﻌﺎﺟﻠﺔ. اﻹرﺷﺎد ﻣﻦ ﺧﻼل ﻣﺴﺌﻮﻟﻰ اﻟﻔﺮق.
عاشراً : الرد على جميع المراسلات التى ترد الى ادارة شؤن التعليم ولطلاب.
